茨城県取手市のデイサービスよりみち 代表の島田様にインタビューしました。
よりみちさんは定員が17名の地域密着型デイサービスで、ご利用者さんお一人おひとりに合わせたレクレーションや機能訓練を実施しておられます。
今回、アレグロペンギンにお声がけいただき、Kotobukiプロジェクトとしてよりみちさん独自のシステムを開発しました。
導入に至るまでの経緯や実際に一緒に取り組んでみてどうだったか、システムをどのように活用されているのかお聞きしました。
利用者さんと働く人にとって、居心地良い生活の場を作る
-事業のコンセプトや理念を教えていただけますか？
デイサービスは利用者さんの生活の場であり、働く人の生活の場でもあります。
そこで生活する全員にとって幸せを感じ、ひとりひとりが自分の居場所であると感じてもらえるようなデイサービスをコンセプトにしています。
大手の介護システムを利用していたが…
-よりみちデイサービスを開業された当初より大手の介護システムを使われていたそうですね。
はい。広告か何かを見て、大手の介護システムを最初から導入していました。
これのおかげもあって、デイサービスをスタートする際の最初のハードルを乗り越えることができたかな、と思います。
ただ、既存の介護システムを使い続けていると、そのシステムに依存したデイサービス運営になってしまい、だんだんと与えられた仕組みの中で思考停止になってしまう不安、このままでは嫌だなという感覚がありました。
他の多くのデイサービスでも同じものを使っているということは安心感もありますが、デイサービスの独自性を出しにくい、という側面もあります。
デイサービスの運営を進めていくうちに、一度自分たちの業務を自分たちなりに設計したい、という気持ちが大きくなり、ICT化をその足がかりにできればと考えました。
-そんな中でアレグロペンギンを見つけていただいて、お声がけしていただきましたね。
デイサービスの業務改善、システムといったワードでインターネットで検索していて、アレグロペンギンのコンテンツに辿り着きました。
何度かWEB会議でお話しさせていただくなかで、事業所のコンセプトにあったシステムを作りたいということ、そのコンセプトについてじっくり共有することができ、Kotobukiプロジェクトを一緒に立ち上げることにしました。
現場のスタッフを巻き込んだプロジェクトはそのプロセス自体が組織づくりに大きく影響
-最初は現場のスタッフを巻き込むことに苦労されていましたね。
そこに関しては、私の反省ポイントです。
実際の業務はスタッフに任せている部分も大きいので、スタッフにも話を聞かなければ進まない状況ではありましたが、なかなかKotobukiプロジェクトのことを切り出すことができず、停滞していた時期がありました。
しかし、瀬木さんにも介入していただいて、現場からも要求だしや議論を活発にできるようになり、参加しているスタッフも自分たちで作っていった実感が持てていると思います。
開発のプロセスそのものが研修と言いますか、利用者さん目線で自分たちの事業所の在り方を考える良いきっかけとなりました。
利用者さん個人に目が向くようになり、利用者さんも増えました
-Kotobuki導入による効果はどのようなものがありますか？
一番の大きな効果はスタッフの意識改革です。
朝からipadでKotobuki を操作していますが、Kotobukiに利用者さんの情報を入力する際に、他のスタッフが入力した情報も自然と目に入り、それがきっかけでスタッフ同士が利用者さんに関して話題にすることが増えました。
先日のスタッフ会議では、”気になる利用者さん”という議題がトップにきていて、会議の中でも一番時間を使った話題となりました。
以前はデイサービス全体のことが中心でしたので、利用者さん個人に目がいくようになったことは、大変な意識改革だと思います。
それから、ご家族やケアマネージャーさんへの報告も仕組みを整え、関係が構築しやすくなっています。お取引のあるケアマネージャーさん数名に、”どのような報告がケアマネージャーさんにとって有意義か？”ヒアリングさせていただき、その声を元にKotobukiで仕組みを作りました。
ケアマネージャーさんとの連携はデイサービスの運営において非常に重要で、その関係を太くできたことで、利用者さんを新たに紹介していただいたり、既存の利用者さんのケアにも役に立っています。
Kotobuki導入を決めたときは、コロナの影響もあり、経営的には苦しい局面でしたが、”環境を整えることが先”という考えで、プロジェクトを続けてきました。
現在では、利用者さんも順調に増えて経営的にも楽になっています。
利用者さんが増えたことには色んな要因があると思いますが、Kotobukiの効果やそれまでの開発プロセスの中で培われた組織文化による影響も大きいと感じています。
色んな話をしながら、業務改善に取り組みました
-アレグロペンギンと一緒に取り組んでみてどうでしたか？期待していたことは叶えられているでしょうか？
私としては楽しいときを過ごしたな、というのが第一の感想です。
ITというと即物的なもののようなイメージがありますが、福祉ということもあり、単なるビジネス的な付き合いではなくて、理念を共有できるかとうかも重要かと思います。
瀬木さんとは直接システムと関係しないような話も含め、色んな話をしました。
毎日使うシステムだからこそ、事業に関する想いや考え、日常業務で感じたことなどから一緒にシステムのアイデアを紡ぎだせたことは意味のあることだったなと感じます。
スタッフや取引先も巻き込んで、我々に馴染むシステムが構築できたんじゃないかと思います。
-ありがとうございます。最後にこれからの目標やビジョンを教えてください。
私はもう引退を考える時期にありますが、どのように引き継がれるにしても、よりみちらしさを大切に、みんなの心休まる場を耕しておきたいという気持ちがあります。
そのためにも、Kotobukiで蓄積される、私たち独自の利用者さんのデータをさらに人間的な利用、議論の入り口にできるよう、活用していきたいと思います。
【インタビューを終えて】
島田さんにはアレグロペンギンのホームページからお問い合わせいただき、すぐにWEB会議をご提案していただき、最初からとても強い熱意を感じました。
経営者さんがこのようにIT化、業務改革に対する気持ちが強いとプロジェクトがうまく進むなと感じます。
例えば、お話の中にもあった取引先へのヒアリングは私から提案したことですが、提案を受けすぐに直接ご自分で取引先まで足を運び、有益な情報を仕入れて来られました。
直接エンドユーザーである現場スタッフの皆さんがシステム開発に関わる際、現場の利益とプロジェクトの目的のバランスをとりながら要求を出す、ということは誰にとっても難しいことであると思います。
今回のプロジェクトでは、組織づくりもプロジェクトの目的のひとつであったため、そこにも時間をかけて、時にはぶつかり合いながら取り組みました。
最終的にはスタッフの皆さんが、利用者さん目線で業務フローを描くことができるようになり、ある業務をする意味や目的から、どのようにスタッフが動くべきか、どのようなデータを取得すれば良いかといったように、不確定性コーンを意識した意思決定ができていたと思います。
リモートでのやり取りで、ご不便をかけることも多かったと思いますが、お互いを尊重しながら、プロジェクトを育ててこれたのではないかと思います。
今回、よりみちデイサービスではKotobukiを導入するにあたり、ICT導入支援事業に申請し、採択されています。補助金も大きな後押しになり、一歩踏み出せたとのことです。
【よりみちデイサービス】
〒302-0017 茨城県取手市桑原６−３