デイサービス業務支援システムKotobuki
- 事務処理、書類の作成に時間がかかる
- 情報が業務に沿って流れない、共有されない
- 情報の検索、集計に時間がかかる
▶︎このようにお困りの介護の現場に最適のソリューションです。
Kotobukiとは
私が両親の経営するデイサービスで、事務スタッフとして働きながら開発したFileMakerのカスタムAPPです。
他の業界で働いていた経験から
💡大学で物理を専攻➡︎基礎的なプログラミングスキル有
💡病院での経営企画業務➡︎経営におけるデータ活用、IT戦略◎
大学で物理を学び、プログラミング経験のあった私は、デイサービスでの情報の煩雑さや業務の非効率さを目の当たりにし、小さなデイサービスであっても、病院でいうところの電子カルテのような情報を一元管理できるデータベースが必要だろう、と考えました。
そこで安価に自分ですぐに作れるプラットホームを探したところ、FileMakerに出会い、開発に着手しました。
介護スタッフがipadやiphoneから、事務スタッフがPCからシステムにアクセスでき、一度入力した情報は二次利用、三次利用ができるように、情報の交通整理をしていきました。
何に困っていたか？
😞情報の伝達がうまくいかない
例えばご利用者さんから利用変更の希望があったときに、その旨をケアマネージャーさんにも連絡しなければならないのですが、その利用者さんのケアマネージャーさんはどこの誰なのか？連絡先は？といったことがすぐにわからず、テンプレートはあるのに、そのテンプレートになかなか行き着かない‥という状態でした。社内での連絡も電話か口伝だったので、相手が話し中だったり手が離せない状況のときは再度連絡しなければならないし、行き違いが多々生じていました。
😞情報の検索が困難
例えばご利用者さんの体温が少し高めのとき、その方の平熱や前回来所されたときの様子などを確認する必要がありますが、紙でファイリングされたものからその情報を引き出そうとすると、かなり時間がかかっていました。ご利用者さん毎ではなく日毎にファイリングされていたので、まずその方が最後に利用されたのはいつなのか？を記憶から引き出し、何枚も紙をめくって該当の箇所を見つけていました。
😞集計作業や書類作成に時間がかかる
今月の売上金額を把握するのにも時間がかかり、毎月何度かエクセルに今月あったことを転記して大体の金額を把握していました。また介護保険を使っているため行政で決められた書類がたくさんあり、急に新たな書類を作成しなければならない、ということも多々発生しており、その度に右往左往していました。
デイサービスを取り巻く人や組織の関係は結構複雑
ご利用者さん、ケアマネ、ケアマネの所属する事業所、ご利用者さんのご家族など…
デイサービスの業務に関わる人や組織には関係性があり、この関係を業務に適する形で規定することで、情報の出し入れが効率的に行われます。このような手法をリレーショナルデータベース（RDB）といい、FileMakerはRDBを手軽に組めるプラットフォームです。デイサービスを取り巻く人や組織の関係は意外と複雑ですが、一度その関係を正しく結ぶことができれば、事務作業を最小限に減らすことができます。
書類の作成や集計作業が楽になります
一度入力した情報を適切に引き出し、入力作業が必要なシーンではよく使うフレーズをボタンを押すだけで入力できるようにしています。ipadやiphoneでの使用にも対応していて、写真付きの書類も簡単に作れます。
お問い合わせにもすぐに対応できます
ご家族やケアマネージャーさんからのお問い合わせにもすぐに対応できます。
今日の様子、最近の様子、スケジュールなどがすぐに検索できてお待たせすることがありません。
ご家族から事務所に利用変更の依頼があったとしても、振替できるかどうかその場ですぐに確認でき、利用の変更をシステムに登録すれば、社内や担当ケアマネージャーさんにその変更情報が、半自動的に共有されます。
介護スタッフに何度もヒアリングし実現した操作性
体温や血圧などの記録はipadから介護スタッフが行います。
ipad版では操作性に力を入れています。使ってもらえないと意味がないからです。
何度もヒアリングしフィードバックしてもらうことにより、ガラケーを使用しているスタッフや小さな字が見えないスタッフにも楽に使ってもらえるデザイン、操作性を実現しています。
またipad版ではあえて自由度を低く必要な機能だけを搭載しており、誤った操作を防ぐような仕組みを取り入れています。
そのおかげで、怖がらずに使ってもらえるだけでなく、アクセスが集中する時間帯にもスピード感のある動きが実現できています。
経営を支える売上集計、実績確認
ご利用者さんの要介護度と実績(予定)がわかれば、売上や売上の見込みがボタン１つでわかります。
また、介護保険の情報もマスタ化しているのでコードや単位が一目でわかります。
ご利用者さんにとって同じようなサービスであっても、介護保険のルールによって報酬が変わってくる場面があります。
イレギュラーなご利用になってしまう日にも、Kotobukiを使うとサービスから単位がすぐにわかるので、すぐにお互いにとってベストな提案をすることができます。
デイサービス経営の難しさ
😞国で決められたルールに左右される
😞一定のご利用者さんの流出は避けられない
😞人員基準があり、経費の下限がある
会社の売上を簡単に考えると、客数・単価・購入頻度で表すことができます。
デイサービスでは、単価とご利用頻度が国で決められたルールによって上限が決まっていて、さらにご利用者数も上限があるうえに一定のご利用者さんの流出が避けられない状況です。ご本人やご家族がサービスに満足していても、ご逝去されたり在宅での介護が続けられなくなることもあるからです。
さらに、スタッフの人員にも基準があり、ご利用者さんは当日にお休みされることもあるので、利益が出にくい構造になっています。
Kotobukiを活用する
💡独自の顧客リストで集客を効果的に！
Kotobukiを使うと、既存顧客を細かくカテゴライズし、分析することができます。見込み客の絞り込み、集客活動の結果検証にも役立ちます。
💡スピーディーな情報共有で信頼度アップ！
社内での共有だけ出なく、ご家族やケアマネージャーさんへの情報共有が効率的に行えます。
例えば写真つきの体験利用報告書が簡単に作成でき、お休みや振替などのご利用の変更もほぼ自動でケアマネージャーさんにご連絡できます。
💡限られたリソースを大切に！
介護事業所では行政で決められた書類が多く、そのため介護スタッフもパソコンを使って記録する場面がありました。
kotobukiを使うと、介護スタッフや看護師がipadから直感的なタッチ操作で簡単に情報が記録でき、ケアに集中することができます。
ご利用者さんのこれまでの健康状態やご利用時の様子が履歴で確認でき、シフト制の現場でも安心です。
FileMakerのライセンス
おんせんケアでは、FileMaker Server（年間ライセンス）を導入しPCやipadからソリューションに接続しています。
事業所が２カ所あり、本部から500m離れたところにある事業所ではインターネットの環境がないので、ipadに格安SIMを入れてVPNでつないでいます。
FileMakerとSlackを連携させることで、離れたところにいるスタッフでもお互いの状況がよくわかります。
FileMakerのライセンスは買い切りのシングルライセンスと、FileMaker Server やFileMaker Cloudを導入して共有する年間プランがあります。
おんせんケアのようないくつかの介護事業所をもつ会社にとっては、FileMaker Server やFileMaker Cloudを前提としたシステム環境の構築が望ましいですが、小規模なデイサービスでPC１つで管理できれば良いという場合にはシングルライセンスが適していると思います。
現在のKotobukiはPCのみで完結するように作っていませんが、現在そのようなニーズに適した小規模向けシステムの開発に着手しております。
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